Visite aux archives nationales du Québec !

Dans le cadre de notre programme en techniques de bureautique, nous avons un cours intitulé Gestion documentaire. Ce cours nous apprend comment bien gérer toutes sortes de documents : où les classer, dans quel ordre, combien de temps les garder, doit-on en garder une copie, etc. Bientôt les plans de classification et les calendriers de conservation n’auront plus de secret pour nous!

Nous avons le mandat d’aller en entreprise pour regarder comment leur gestion documentaire est établie et leur proposer de meilleures alternatives. Par contre avant d’en arriver là il nous reste encore un peu de travail à faire. Pour nous aider à comprendre le monde du classement, quoi de mieux qu’une visite aux archives nationales du Québec! Et c’est exactement ce que nous ferons le mardi, 15 mars prochain. Notre professeur Jacynthe Gagnon nous accompagnera dans cette trépidante aventure. Nous irons explorer le dépôt des archives. Nous devrons par contre nous diviser en deux groupes puisque les salles sont trop petites pour accueillir une vingtaine de personnes ensemble.

 En effet, plusieurs exigences sont requises pour optimiser la bonne condition des archives. Entre autre les locaux doivent assurés une protection contre l’eau et l’humidité (une température entre 18°C et 20°C est préférable ainsi qu’une humidité relative entre 40 et 55%), les incendies et une chaleur excessive, les effets nocifs du climat et de l’environnement et bien évidemment contre les dommages et les vols. Simplement pour vous étonnez un peu, nous avons l’obligation de nous présenter là-bas avec des feuilles et un crayon à la mine puisque nous n’avons pas le droit au stylo! …J’ignore encore pourquoi. J’espère que cette expérience sera enrichissante pour nous toutes et que nous aurons du plaisir à découvrir tous les trésors qui s’y trouvent.

Avant de conclure j’aimerais vous laisser quelques petits trucs pour vous aider dans votre gestion documentaire. Tous les documents ont une date d’expiration en quelque sorte et si vous voulez savoir quand vous débarrassez de vos vieux papiers inutiles aller sur le site des archives nationales du Québec et dans l’espace réservé pour les recherches tapez : Que faire faire avec vos documents personnels ? Cliquez sur Chercher et ensuite sous la rubrique collection numérique vous aurez un guide complet pour vous guider dans votre gestion documentaire à la maison ou pour votre entreprise, vous avez simplement à cliquer sur le lien qui s’y trouve! Voilà j’espère que maintenant vous en connaissez un peu plus sur la gestion documentaire!

Julie Desroches, Administratrice

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