Visite du Service des bibliothèques et archives de l’Université de Sherbrooke

Les étudiantes de première année, qui sont en Techniques de bureautique, sont allés visiter  le Service des bibliothèques et archives du l’Université de Sherbrooke. La rencontre avec l’archiviste Julie Fecteau s’est déroulé le 5 avril 2011 à 13 h 30. Cette rencontre visait à intégrer encore plus de matières et ce, de façon concrète pour les étudiantes. L’archiviste a offert une session d’informations traitant sur le fonctionnement des archives, les procédures, les méthodes de classification, ainsi qu’une visite des locaux où sont conservés les documents.

Les employés et leur travail

 Madame Fecteau a accueillie les futures techniciennes en bureautique avec un grand plaisir. Sa fascination pour son métier d’archiviste était facilement perceptible. Elle avait préparé un Powerpoint spécialement pour ses visiteuses. L’activité s’est déroulée dans une pièce qui pourrait faire office de classe. Elle a présenté un Powerpoint décrivant plusieurs aspects de son métier. Elle a entamé sa présentation en expliquant ce qu’est le secteur des archives. La principale mission des archives de l’Université est d’assurer la gestion des documents administratifs et des archives, qu’ils soient produits ou reçus par l’Université de manière à en favoriser l’accès. Il importe de les conserver adéquatement. Afin que cette mission soit remplie, le Service des archives comprend deux archivistes professionnelles, une technicienne-archiviste et un commis. Les archives offrent plusieurs services tels que :

  • Aider à l’organisation et au repérage des documents;
  • Gérer les documents essentiels;
  • Transférer les documents ou les archives;
  • Rappeler des documents;
  • Éliminer des documents;
  • Accéder aux archives institutionnelles et privées.

Outils

Durant la présentation, Madame Fecteau a mentionné que les meilleurs outils de travail pour effectuer ses tâches sont le calendrier de conservation et le plan de classification. Elle ne pourrait s’en passer pour rien au monde, car cela augmente l’efficacité administrative, le repérage des documents est plus facile, cela diminue la mobilité du personnel et permet de regrouper logiquement les documents.

La loi c’est la loi!

Plusieurs lois régissent le Service des archives. Il y en a plusieurs à respecter telles que :

  • Loi sur les archives
  • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
  • Code civil du Québec;
  • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information;
  • Lois fiscales.

Autrement dit, il n’est pas permis de détruire les documents à moins d’avoir informer son propriétaire et il ne faut pas le faire avant la date prévue sur le calendrier de conservation, sinon c’est illégal.

Visite des lieux

Après la séance d’information, Julie a guidé les étudiantes vers les archives, où sa collègue Danielle Roy les attendait. Les élèves ont été séparées en deux groupes distincts. L’un était guidé par Julie Fecteau et l’autre groupe était guidé par Danielle Roy. Ainsi, il y avait de l’espace pour tout le monde dans les locaux. Les visiteuses ont pu accéder aux archives, voir les immenses étagères remplient de documents et leur mode de classement. Madame Roy a terminé la visite en incitant sur le fait que la gestion documentaire n’est pas toujours une partie de plaisir, mais il faut le faire, car cela est bénéfique pour la protection des documents.

Nancy Hamel
Éditrice

Source: Notes prises lors de la visite

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